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A quoi sert Google Drive et quelles sont ses principales fonctionnalités pour les entreprises ?

A quoi sert Google Drive
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Vous vous demandez peut-être à quoi sert Google Drive. Ou bien vous avez une idée de ce qu’il est, et vous avez besoin d’explorer les outils qu’il offre et que vous pouvez utiliser pour votre entreprise.

Il y a de fortes chances que vous découvriez que vous avez sous-utilisé les outils de bureautique de Google Workspace jusqu’à présent et que votre entreprise peut en tirer bien plus qu’elle ne l’a fait jusqu’à présent. On y va ?

Qu’est-ce que Google Drive ?

C’est un service d’hébergement de fichiers, créé en 2012 par Google, pour stocker des données sur des serveurs distants dans le monde entier.

Google Drive a rapidement remplacé Google Docs. Il a l’utilité maximale d’offrir un certain nombre de programmes et de services bureautiques à partir du nuage, auxquels on peut accéder simplement au moyen d’un appareil doté d’une connexion Internet.

Parmi ses avantages, il offre un service de stockage gratuit jusqu’à 15 Go à tout type d’utilisateur. Cependant, en fonction de vos besoins, il existe des plans disponibles pour une somme modique, qui s’adaptent aux demandes et aux exigences de tous les types d’utilisateurs.

L’espace proposé concentre tous les courriels, fichiers, documents et images d’un utilisateur dans un même cyberespace. Ils sont accessibles de manière synchrone depuis n’importe quel appareil doté d’un accès à l’internet, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

S’agissant d’un service de stockage de données, il offre un espace privé à partir duquel il est possible de télécharger en toute sécurité les documents et fichiers qui y sont stockés, dans l’un des formats admissibles.

En outre, il dispose d’un certain nombre d’outils bureautiques dont une organisation peut tirer parti, sans avoir besoin de serveurs ou d’équipements coûteux. Ainsi, il y a une meilleure utilisation de l’espace de bureau utilisable et des économies de coûts en même temps.

Google Drive s’intègre à des outils tiers, avec des fonctions intelligentes, qui raccourcissent les délais de tout type de processus. Les utilitaires tels que les applications et les extensions simplifient et accélèrent le rythme de travail des différents secteurs d’une entreprise.

Principales fonctions de Google Drive

Google Drive
Google Drive

Eh bien, si la question est de savoir à quoi sert Google Drive, le plus important est qu’il offre, dans un seul logiciel, des outils de traitement de texte, de données et de présentations, utilisables depuis une application sur l’ordinateur, le dispositif mobile ou la tablette.

Parmi les principales fonctionnalités et utilisations de Google Drive, on trouve :

Téléchargez votre produit fini dans divers formats une fois que vous avez utilisé le site pour créer, télécharger et modifier des fichiers. Vos présentations privées, feuilles de calcul, albums photo et documents sont toujours accessibles sur le cloud.

Accédez à votre espace Google Drive depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, à tout moment et en tout lieu. Vous pouvez utiliser les compétences des membres de votre personnel, quel que soit leur emplacement physique, pour atteindre une efficacité optimale. Permettez à de nombreuses personnes de travailler sur le même document en même temps. Vous pouvez collaborer avec d’autres personnes en temps réel et accomplir davantage.

Le contenu de votre Google Drive est toujours à jour, quel que soit l’utilisateur ou le profil qui a apporté les dernières modifications. Partagez facilement vos documents et autres éléments avec le monde entier. Lorsque vous rendez un élément public, il peut être consulté par un public limité ou par tous les membres du réseau, selon vos préférences. Trouvez rapidement et simplement ce dont vous avez besoin. Grâce à cette commodité, la recherche des informations nécessaires sur le nuage est à la fois rapide et indolore.

Promouvoir un plan d’action judicieux grâce à vos recommandations. Tout produit Google Drive, avec l’aide d’outils prédictifs, peut fournir des suggestions à l’utilisateur sur la base des données collectées, dans le but d’améliorer le résultat de l’activité. Utilisez les indices verbaux. Grâce à lui, vous pouvez, par exemple, dicter un document écrit en parlant dans un microphone.

Avantages de l’utilisation de Google Drive dans votre entreprise

L’utilisation de Google Drive offre, entre autres, les avantages suivants :

  • Il accorde autant d’espace de stockage que vous le souhaitez pour chaque compte.
  • Offre une liberté totale d’accès à partir de n’importe quel appareil disposant des autorisations nécessaires.
  • Permet l’accès à tous les collaborateurs liés.
  • Garantit la disponibilité des révisions et des éditions en temps réel, de manière synchronisée.
  • Permet de travailler sur Internet ou de manière autonome (hors ligne).
  • Facile à utiliser, car il appartient à l’écosystème Gmail que nous connaissons tous.
  • Convertit automatiquement toute documentation en fichiers PDF.
  • Permet le travail collaboratif en temps réel.
  • Prend en charge l’utilisation de différents formats, en cryptant le contenu pour une plus grande sécurité.
  • Elle devient une extension de l’activité de l’entreprise.
  • Sécurité de l’information

L’utilisation de Google Drive est très sûre car il utilise une méthode de cryptage 256 bits très avancée sur la quasi-totalité de ses serveurs distants, ce qui garantit la confidentialité des données des utilisateurs.

En outre, lorsque les fichiers migrent des machines des utilisateurs vers les serveurs, Google Drive utilise un protocole TLS pour protéger les données et les informations contre toute interception.

Outils de collaboration dans le nuage

Les avantages du travail collaboratif sont visibles avec l’utilisation des outils bureautiques proposés par Google à ses utilisateurs, avec la possibilité d’ajouter son propre domaine si l’on contracte la suite sous le package Workspace. Il s’agit notamment de :

Google Photos

Cet outil permet de télécharger, de partager et même de créer facilement des albums d’images via le cloud. Pour une PME, par exemple, il est très facile de créer un catalogue d’événements ou de produits, avec une galerie d’images.

Groupes Google

Il s’agit d’un outil qui facilite la communication d’entreprise, car il permet de créer des listes de diffusion de collaborateurs, de secteurs de l’organisation, de fournisseurs et de clients. Ainsi, vous n’avez besoin d’envoyer qu’un seul courriel à une liste spécifique de contacts.

Il est particulièrement efficace dans les environnements de formation, par exemple, car il offre une variété d’outils qui peuvent être utilisés pour former les employés nouveaux et existants selon les besoins.

Hangouts

Facilite les appels vidéo multipartites et même les vidéoconférences, impliquant plusieurs collaborateurs ou clients, en utilisant le courrier électronique lui-même.

La communication interactive, qui permet à toutes les personnes connectées d’interagir en partageant des idées et des connaissances, où qu’elles se trouvent. C’est un avantage très intéressant, compte tenu des problèmes logistiques d’une réunion physique.

Google Agenda

Non seulement il vous permet de créer un calendrier et un programme de travail, mais ceux-ci peuvent également être visibles au sein de l’organisation si vous disposez des autorisations requises. Vous pouvez même utiliser plusieurs calendriers qui s’appliquent à différentes activités de l’entreprise, envoyer des invitations, accorder des autorisations d’accès, entre autres.

Google Keep

C’est un outil très dynamique, disponible pour iOS et Android, qui permet de visualiser, de manière autonome ou partagée, les listes d’activités, d’urgences, d’instructions et d’actions correctives, parmi tous les collaborateurs qui y sont liés.

Google Meet

Google Meet est la plateforme d’appels vidéo de Google. Il permet une vidéoconférence entièrement intégrée à la sécurité du cloud offerte par les services Google.

Les mesures de sécurité et le cryptage du trafic de communication sont automatiquement chiffrés, ce qui est la clé de la sécurité des données pour l’utilisation de l’outil dans des environnements organisationnels.

Intégration des nouvelles technologies

Google Drive a pu intégrer de nouveaux outils bureautiques tels que la recherche par intelligence artificielle. Ainsi, il met les nouvelles mises à jour à la disposition des utilisateurs dans le cadre du service offert.

Google Drive vous permet de travailler, de modifier, d’éditer et de partager tout type de fichier, qu’il s’agisse de Word, Excel, Power Point, Access, Publisher, Frontpage, d’e-mails, d’images et de tout ce qui est communiqué en temps réel.

L’intégration de ces technologies et de celles qui apparaîtront à l’avenir, comme le lecteur de flux de fichiers, la prévention de la perte de données, l’utilisation d’espaces partagés, voire la poursuite d’activités hors ligne (car tout sera automatiquement synchronisé lorsque le service sera rétabli), constituent de grands avantages pour le travail et la professionnalisation des tâches.

Et toute cette activité se déroule dans le nuage, sans qu’il soit nécessaire de télécharger un quelconque logiciel, en utilisant des outils qui sont désormais à la disposition de tous, simplement en ayant un utilisateur Gmail.

De même, Google s’engage pour l’avenir et les développements technologiques, de sorte que chaque jour des progrès sont incorporés et des fonctionnalités nouvelles et diverses sont intégrées à Google Drive, afin d’offrir un service qui s’adapte aux changements et s’engage à une amélioration continue.

Conclusion

Vous savez maintenant à quoi sert Google Drive et quels sont les avantages de faire de cette suite bureautique un partenaire de vos activités. Google Drive, en particulier, et Google Workspace, en général, offrent des services de bureau avec des solutions polyvalentes.

La possibilité d’utiliser le nuage comme votre bureau de travail ou celui de tous vos collègues permet d’économiser de l’espace, des heures de travail et des équipements. Cela se traduit en définitive par un avantage que seul Google Workspace peut vous offrir.

Tout cela dans un environnement virtuel, qui ne doit pas être mis à jour, car cette activité se fait automatiquement, ce qui permet de maintenir à jour les activités des différents secteurs de l’entreprise, sans problèmes d’incompatibilité.

Il n’y a pas non plus lieu de s’inquiéter de la corruption des fichiers ou de la perte d’informations, car tout est correctement stocké dans le nuage. Et cela s’applique non seulement à la dernière version du fichier, mais aussi à ses modifications.

Nous vous encourageons à découvrir tous les avantages qu’offre Google Drive. Pour cela, vous pouvez faire appel à un partenaire spécialisé comme Nuva : nous sommes à votre disposition pour vous aider à tirer le meilleur parti de ce service, ainsi que de tous les autres outils inclus dans Google Wokspace.

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