Take a fresh look at your lifestyle.

Faut-il gérer soi-même le stockage de ses archives ?

2

Les archives contribuent au bon fonctionnement d’une entreprise. Plus votre société se développe, plus le volume des données à archiver devient important. Ce sont généralement des documents sur la clientèle, les finances, les collaborateurs ou encore les équipements. Il est possible d’assurer soi-même le stockage de ses archives.

Pourquoi stocker ses archives physiques ?

Toute entreprise doit penser à stocker ses documents sensibles. L’objectif est de gérer efficacement les archives étant donné qu’ils participent à la pérennité de votre activité. Si vous voulez que votre société grandisse et fonctionne de manière optimale, prenez soin des archives. Vous devez réfléchir à un stockage adéquat afin de préserver les documents essentiels et pour les consulter à tout moment en cas de besoin. L’archivage des archives physiques doit être effectué avec professionnalisme. Il faut penser au moindre détail pour réussir une telle opération. En effet, le stockage des archives ne se limite pas à placer dans des cartons les documents pour les ranger dans une petite pièce.

Optez pour un plan de stockage d’archives efficace pour éviter la perte qui risque de mettre en péril votre activité. Les archives doivent être stockées de manière sécurisée dans un lieu approprié. En effet, il faut les protéger de l’incendie, du vol et des dégâts environnementaux. Le stockage de document ne consiste pas seulement à les protéger, mais les répertorier et les ranger convenablement. Il convient donc de disposer d’un local dédié en internet.

Lire aussi : Les archives, à quoi sert ?

Disposer d’un local de stockage des archives en interne

Si vous comptez gérer vous-même le stockage de vos archives, il convient d’aménager un espace dédié. Le local consacré aux archives doit être ventilé, bien isolé et disposer de systèmes anti-incendie. Il est important de protéger les archives du feu. Un espace bien aménagé permet de conserver durablement les documents sensibles et éviter leur dégradation.

Si vous souhaitez assurer une conservation optimale, il faut que le local garde à l’abri de l’humidité et de lumière les documents tout en proposant une température ambiante en dessous de 20°C. Le mobilier utilisé doit être adapté au stockage des archives. Les choix des conteneurs de stockage, des armoires et autres s’effectuent en fonction de la nature des archives.

N’oubliez pas que la gestion d’archives est une tâche complexe et chronophage, il faut alors désigner des personnes compétentes capables de mener à bien l’opération.

Le self-stockage professionnel

Si vous voulez profiter de l’une des meilleures solutions pour stocker vos archives, optez pour le self-stockage. Cette offre est facile à mettre en œuvre et permet une grande liberté. Elle permet de gagner de l’espace pour étendre votre activité. La pièce d’archives peut être transformée en bureau par exemple. De nombreux dirigeants sont séduits par la location de box de stockage professionnel compte tenu des nombreux avantages que cela apporte. Une solution accessible à un tarif raisonnable toute en bénéficiant d’un haut niveau de protection. Ce type de zone de stockage professionnelle intègre plusieurs dispositifs de sécurité :

–          Alarme anti-intrusion,

–          Présence d’agents de sécurité,

–          Vidéo surveillance 24 h/24,

–          Détection incendie,

–          Télésurveillance,

–          Accès restreints (exige un code d’accès spécifique)

Éclairage.

Il s’agit d’une solution flexible. Vous pouvez changer de box quand vous le souhaitez en fonction de l’espace supplémentaire dont vous avez besoin pour vos documents. Si la location de box ne vous intéresse pas, vous pouvez choisir l’option sous-traiter l’archivage. Cela consiste à s’adresser à un professionnel qui propose un service d’archivage physique. Un tiers qui prendra les dispositions nécessaires pour protéger et ranger correctement vos documents importants. Il assure une gestion efficace de vos archives. Les entreprises ont beaucoup à gagner en profitant de ce type de service. C’est d’autant plus intéressant si le coût est raisonnable.

adproxima

Page 2/2

Comments are closed.