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Les 4 étapes clés de la mise en place d’une GED

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Les entreprises gagnent à mettre en place un plan de GED, car les avantages qui en découlent sont nombreux. Cette démarche favorise notamment un gain de productivité, une réduction des coûts d’exploitation et une fluidification de la recherche documentaire. Pour le déploiement d’un plan GED, il est impératif de passer par 4 étapes clés.

1-L’acquisition des documents

La première étape de la mise en place d’une GED est l’acquisition des documents. Celle-ci peut résulter d’une manœuvre automatique ou humaine. La gestion électronique des documents est un processus qui s’intéresse principalement aux documents gérés au quotidien par l’entreprise, comme vous pouvez vous en rendre compte en cliquant pour tout savoir de la GED.

Les documents peuvent provenir de différentes sources. Ils sont parfois obtenus suite à la numérisation de documents papier existants par le biais des scanners. Pour l’extraction de l’information des documents numérisés et enrichir ses métadonnées, différentes technologies sont employées. C’est le cas de la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) et de la LAD (Lecture Automatique des Documents).

Les documents sont parfois sous forme électronique. C’est le cas des fichiers bureautiques, les docs PDF et les photos et vidéos. Sont aussi concernés les documents qui résultent d’un travail collaboratif ou de la Business Intelligence.

Après l’obtention des documents, il est indispensable de les enregistrer. Le but est d’attribuer une référence conforme aux règles de gestion de l’organisation. Il peut s’agir d’un nom de fichier, d’un numéro ou encore d’un code alphanumérique.

Il est important aussi de classer les documents, c’est-à-dire de les ranger dans un espace informatique accessible aux utilisateurs prévus. Ensuite, il est indispensable de les indexer afin de faciliter leur exploitation.

2-La gestion des documents

On parle de gestion des documents pour évoquer tout ce qui se passe sur ceux-ci après leur création. Il est possible d’y définir des droits d’accès et ainsi les rendre accessibles seulement à certaines personnes. Au niveau de l’administration en elle-même d’un document, on peut modifier des métadonnées liées à son attribution et à sa localisation.

Sachez qu’on peut faire varier les documents. En effet, il est possible d’y faire des modifications qui, toutefois, n’ont pas d’incidence sur leur contenu informationnel. Il est possible aussi de faire évoluer les documents. Dans ce cas, on les fait subir des modifications qui ont une incidence sur leur contenu informationnel, le but étant de faire en sorte qu’ils collent avec la réalité.

3-Le stockage des documents

Dans le cadre de la GED, il est indispensable de stocker les documents de manière à maintenir dans le temps leur disponibilité. Pour cela, le support de stockage le plus adapté au volume des documents doit être choisi. En outre, selon la fréquence de consultation et de l’importance des données, il est nécessaire que le support stockage offre un temps d’accès fiable. Il pourrait prendre en compte les besoins d’intangibilité et aussi de disponibilité permanente de certains documents à portée légale, comme les factures et les contrats.

Une hiérarchisation de l’organisation du stockage peut être faite en fonction du contenu des documents, de leurs états, de leurs types et de leurs provenances. Aussi, il est nécessaire d’observer une durée de conservation permettant une épuration régulière du système afin de rendre facile le stockage et d’alimenter les archives. Il faut également que la conservation soit pensée de sorte qu’on puisse réviser ou détruire le document. Pour cela, il est bon d’opter pour un stockage en mode lecture/écriture/suppression.

4-La diffusion

La quatrième et dernière étape du processus GED est la diffusion. Celle-ci se penche sur la façon de restituer les documents. Cela est possible via internet ou intranet.

Il y a 2 modes de transmission qui peuvent être mis en pratique. Le premier est le mode pull qui consiste à mettre à disposition des documents en fonction des droits des utilisateurs qui en ont accès. C’est après une recherche et une sélection que les documents peuvent être visualisés. Le deuxième mode est le push dont le principe est de distribuer et d’envoyer des documents à des destinataires désignés au préalable.

À côté de ces 4 étapes du processus GED, il est possible de prévoir une autre en fonction de la taille de l’organisation et de l’importance des documents exploités. Il s’agit de la sécurisation des données au moment où le document sort du système. La finalité est de savoir qui récupère véritablement les données et comment elles sont utilisées.

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